Korekty błędów w dowodach księgowych.

Dzisiaj kończymy temat dowodów księgowych. Pozostało nam jeszcze poprawianie błędów, nikt bowiem nie jest nieomylny i błędy często się zdarzajš: rachunkowe, czy też merytoryczne np. pomyłka w numerze NIP.

Ustawa o rachunkowoœci nakazuje, aby dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którš dokumentujš, kompletne (musza zawierać co najmniej dane okreœlone w komunikacie nr 7 z dnia 26 stycznia 2004 roku) oraz wolne od błędów rachunkowych. Nie wolno dokonywać żadnych wymazywań i przeróbek (nie dopuszczalne jest stosowanie korektora)

Błędy w dowodach Ÿródłowych

W momencie, gdy stwierdzimy błędy w dowodach, które otrzymaliœmy od innych jednostek należy skontaktować się z ich wystawcš, który powinien wystawić nowy dowód wolny od błędów. Jeœli wystawcš jest podatnik podatku od towarów i usług (a tak pewnie będzie w większoœci przypadków) korekty błędów w dokumentach dotyczšcych operacji zakupu i sprzedaży dokonuje się za pomocš faktur VAT korygujšcych oraz not korygujšcych. Faktura VAT korygujšca służy do poprawiania błędów rachunkowych, nota korygujšca zaœ do poprawiania pozostałych błędów (najczęœciej będš to błędy dotyczšce adresu, nazwy albo NIP). Stosowne druki można nabyć w sklepach lub urzędach skarbowych.

Jeœli zatem otrzymaliœmy fakturę za dokonane zakupy i zawiera ona pomyłki (np. Ÿle podliczona kolumna albo błędny numer NIP itp.) należy przesłać wystawcy fakturę korygujšcš lub notę korygujšcš (stosownie do popełnionego błędu) w dwóch egzemplarzach z proœbš o odesłanie potwierdzonej kopii. Otrzymanš kopię noty korygujšcej podpinamy do faktury. W przypadku faktur sprawa jest bardziej skomplikowana, bo kopię faktury korygujšcej księgujemy jako kolejnš pozycję w ksišżce finansowej o ile zmienia ona wartoœć poprzedniej faktury. W przeciwnym razie postępujemy z niš jak z notš.

Błędy w dowodach Ÿródłowych zewnętrznych własnych można korygować jedynie przez wysyłanie odpowiedniego dokumentu zawierajšcego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

Korekty błędów w dowodach wewnętrznych

Błędy w dowodach wewnętrznych jak również w ksišżkach finansowych poprawiamy poprzez skreœlenie błędnej treœci lub kwoty (ale w taki sposób, by zachować czytelnoœć skreœlonych wyrażeń lub liczb), wpisanie treœci poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonujšcej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.