Dowody księgowe - co to takiego ?

W związku z pytaniem, jakie nadesłano do wydziału finansowego ZHR (za które bardzo dziękuję), dziś zajmiemy się pojęciem dowodu księgowego. Okazuje się, że często tego pojęcia używamy, ale nie zawsze umiemy jednoznacznie stwierdzić, czy dany dokument jest dowodem księgowym czy też nie. Co więcej często używamy go zamiennie z pojęciem dowodu źródłowego, co nie w każdej sytuacji jest zgodne z prawdą.

Zacznijmy od wyjaśnienia i rozróżnienia dwóch pojęć: zdarzenia gospodarczego i operacji gospodarczej. Pomoże nam to w zrozumieniu definicji dowodu księgowego.

Zdarzenie gospodarcze to działanie konkretnych osób wyrażające się w podejmowaniu pewnych decyzji np. zawieraniu umów, podejmowaniu zobowiązań. Każde zdarzenie gospodarcze musi być udokumentowane. Potwierdzeniem zaistnienia zdarzenia gospodarczego jest dokument. Przykładowo można tu wymienić: wysłanie zamówienia na materiały, zawarcie umowy o pracę, otrzymanie oferty zakupu itp. Jednakże w wyniku zaistnienia zdarzenia gospodarczego nie zawsze następuje zmiana w stanie naszego majątku np. w momencie podpisywania umowy zlecenia nie wypłacamy od razu wynagrodzenia. Ma to miejsce dopiero w momencie przedstawienia rachunku przez zleceniobiorcę.

I tu dochodzimy do pojęcia operacji gospodarczej. Operacja gospodarcza to zdarzenie gospodarcze, które powoduje zmianę w stanie naszego majątku np. wypłacenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia, zakup towaru czy usługi. Dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej jest dowód księgowy. Stanowi on podstawę do dokonania zapisu w książkach finansowych. Jest to np. faktura, rachunek, rachunek do umowy zlecenia, KP, KW itd. (szerzej w następnym komunikacie).

Wniosek z powyższego jest taki, że każdy dowód księgowy jest dokumentem ale nie odwrotnie.

Prawidłowy dowód księgowy to taki, który:

1. stwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera co najmniej:
   
   • rodzaj dowodu księgowego i jego numer nadany przez wystawcę (rachunek nr ..., faktura nr ..., umowa nr ..., KP nr ... itd.),
     
   • dane jednostek dokonujących operacji gospodarczej (np. w przypadku dokonania operacji kupna sprzedaży należy podać nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi, w przypadku zawierania umowy zlecenia należy podać dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy itd.),
     
   • opis i wartość całej operacji (tj. wyszczególnienie zakupionych artykułów, świadczonych usług czy wykonywanej pracy wraz z podaniem wartości pieniężnej), zapis słowny oraz określenie sposobu dokonania zapłaty (gotówką czy przelewem),
     
   • datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu,
     
   • podpis wystawcy i odbiorcy dowodu
     
   
   
2. został sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez upoważnione do tego osoby
   
3. został zadekretowany z podaniem symboli kont i opatrzony numerem zgodnym z pozycją w książce finansowej (został wskazany sposób wpisania operacji gospodarczej do książki finansowej)
   

Na koniec wyjaśnijmy, czym różni się pojęcie dowodu księgowego od pojęcia dowodu źródłowego. Dowody księgowe możemy podzielić na dowody pierwotne (źródłowe), które są wystawiane w momencie zaistnienia operacji gospodarczej np. faktura, rachunek, KP oraz dowody wtórne, które są wystawiane na podstawie dowodów źródłowych np. zbiorcze zestawienie przejazdu, raport kasowy, zbiorcze rozliczenie imprezy, zestawienie wpłat itp.

Zatem pojęcie dowodu źródłowego jest pojęciem węższym niż pojęcie dowodu księgowego, o czym należy pamiętać.

Ciąg dalszy o dowodach księgowych w tym m.in. o rodzajach dowodów księgowych w następnym odcinku.